Sponsor arama çalışmaları sırasında en çok kullanılan yöntem ilgili kişiye mail atmaktır. Mail atılan kişi ile öncesinde temasa geçmek, maillerin dönüş oranlarını arttırmaktadır. Yazımda özellikle sponsorluklar için telefon görüşmelerinin nasıl yapılması gerektiğine değineceğim.

Bugüne kadar mail ile sponsorluk talebinde bulunan ve cevap olarak “evet sponsor oluyoruz” cevabını alan bir kişi bile tanımadım. Hiç bir kurum kendisine fayda sağlamayacağını düşündüğü bir projeye sponsor olmaz. Olursa da onun adı sponsorluk değil destek veya yardım olur. Sponsor arayanların, kurum yetkilisi ile telefon görüşmesi yapmaktan çekinmesi bilenen bir gerçektir. Çekinmelerin ardında yatan sebepler; reddedilme korkusu ve sürekli erteleme isteği olabilir.

Sponsor arayanların telefonla arama yapma konusundaki temel bahanelerini aşağıda derledim:

• Aramak için çok erken. Öğle arasına girdik. Akşam oldu.
• Şu işimi bitirdikten sonra arayacağım.
• İnsanlar telefonları açmıyor. Ulaşmak çok zor.
• Ya açarsa ne diyeceğim?

Sponsor arama çalışmalarında başarılı olabilmek için telefon görüşmeleri yapmak şarttır.
Konu hakkındaki önerilerimi yedi maddede sıraladım.

1 –  Ne Olduğunuza Değil Ne Sunacağınıza Odaklanın

Projenizin ne kadar büyük ne kadar önemli olduğunu anlatmanın kuruma bir faydası yoktur. Sponsorluk talep eden tarafın, sponsorluğu elde edebilmesi için kuruma sağlayabileceklerine odaklanması gereklidir. Kurum için ne yapabilirsiniz? Hangi sorunlarını nasıl çözebiliyorsunuz? Projenin ihtiyaçlarından ziyade kurumun uygulayabilecekleri noktalara odaklanın.

2 – Önceden Tarama Yapın

“Şirketinizin ihtiyaçlarını, planlarını öğrenmek isterim.” gibi bir konsept için telefonu kullanmayın. Kurum ihtiyaçlarının projeniz ile uyumlu olup olmadığını anlayabilmek için telefon görüşmesi öncesinde ön hazırlık çalışmanızı tamamlayın. Kurum çalışanları size merak ettiğiniz bilgileri sağlamak zorunda olmadığı gibi meşgul insanlar olduğundan, cevabı uzun ve detaylı soruları yöneltmenizin bir faydası olmayacaktır.

Kurum Web Sitesi: Kurumun sunduğu hizmet veya ürün hakkında bilgi almak, müşteri kitlesini tanımak, sosyal sorumluluk faaliyetlerini, vizyonlarını ve misyonlarını öğrenmek için önce web sitesini incelemelisiniz.

Kurum Sosyal Medya Hesapları: Kurum hangi sosyal medya kanallarını, nasıl kullanıyor? Hangi iletişim dilini kullanıyor? Takipçileri ile nasıl iletişime geçiyor? Hangi ürünleri ön plana çıkartıyor? Dijital ünlüler ile çalışmış mı? Ortalama gönderi sıklığı nedir? YouTube ve Instagram platformları başta olmak üzere ön analiz yapabilirsiniz.

LinkedIn: Konu ile ilgili doğru kişiyi bulabilmek için birebir adrestir. Kurumun LinkedIn sayfası üzerindeki çalışan kişiler arasında kurumsal iletişim, pazarlama, ürün sorumluları gibi departmanlardan kime ulaşabileceğinizi kestirebilirsiniz. Kişilerin profillerini inceleyerek daha fazla detaya da sahip olabilirsiniz.

Google Taraması: Kurum nasıl basın bültenleri paylaşıyor? Önemsedikleri noktalar nelerdir? Geçmiş sponsorluk çalışmaları hangileri? Google Haberler bölümü üzerinden, şirketin neler yapmak istediğine dair fikir edinebilirsiniz.

Reklam Mecraları: Kurum, hizmetinin veya ürünlerinin reklamı için hangi mecraları kullanıyor? Ne sıklıkta kampanya yapıyor? Google reklamlarını kullanıyor mu? Sorular arttırabilir… Yeri gelir o çok sevilen Adblock programlarını kapatmak; önünden bakmadan geçtiğiniz billboardlara farklı gözle bakmak durumunda kalabilirsiniz.

Tüm araştırmalardan sonra vurucu cümlenizi belirleyebilirsiniz. Örneğin; kurum Y kuşağına ulaşmak istiyor ve projenizin ana odak noktası Y kuşağı ise, telefon görüşmenizin temeli Y kuşağına dayandırılabilir.

3 – Doğru Zamanlama

Telefon görüşmeleriniz için sizlere önerebileceğim en doğru zamanlama Salı, Çarşamba ve Perşembe günleri saat 10.00-12.00 ve saat 14.00-16.00 arasıdır. Çalışanlar belirttiğim saatlerde meşgul dahi olsalar, Pazartesi gününün yoğunluğuna veya Cuma gününün rahatlığına sahip olmazlar. Saat 10.00 ise sabahın erken bir saati değil, neredeyse günün ortasıdır. Öğle arasını boş geçmek, öğleden sonrasında ise akşam saatlerine kalmamak için 14.00-16.00 saatleri arası idealdir.

4 – Taslak Konuşma Metinleri Hazırlayın

Taslak konuşma metinleri cankurtaran amaçlı kullanılmalıdır. Konuşacaklarınızı önceden ezberlemek veya projeye hakim olmak çok mühim. Yine de taslak konuşma metinlerine sadık kalmak avantaj sağlamaktadır. Karşı tarafa hissettirmeden kullanılabilirse daha iyi sonuç verir. Bugün, siyasiler bile seçim mitinglerinde halka, ezber yapmak yerine notlarına bakarak veya prompter kullanarak hitap ediyorlar.

Metne sahip olmanın avantajı, telefonun diğer tarafındaki kişiye ileteceğiniz mesajların net olmasıdır. Eğer doğaçlama yaparsanız ve bir noktada sorun yaşanırsa konuşma verimsiz geçecektir. Taslak metniniz, sorulabilecek sorulara yönelik kendi içinde parçalara ayrılabilir. Potansiyel sorulara hazırlıklı olmanız, metin üzerinden de olsa yanıt verebilmenize olanak tanıyacaktır.

5 – Görüşmeyi Fazla Uzun Tutmayın

Söz uçar yazı kalır. Telefon görüşmenizin amacı, toplantı almak olmalıdır. Projenin hangi tarihlerde, nerede gerçekleşeceğinden ve kaç kişiye ulaşılabileceğinden kısaca bahsetmeniz ilk adım için yeterli olacaktır.

Eğer proje dikkat çekici isimleri bünyesinde bulunduruyorsa, isimlerden de bahsedilebilir.

Eğer projenin destekleyicileri arasında bakanlıklar, belediyeler vb. kuruluşlar varsa telefonda bahsetmek yüksek ihtimalle olumlu sonuç verecektir. Ayrıca medya sponsorlukları kuvvetliyse ek bilgi olarak iletilebilir.

Eğer projeye güçlü kurumlar sponsor ise, o sponsorların bilgileri de paylaşılabilir.

Eğer proje ilk senesinde değil, geçmişte başarılı bir şekilde gerçekleşmişse, katılımcı bilgileri veya avantaj sağlayacağını düşündüğünüz proje çıktıları açıklanabilir.

Maalesef gerek metin hazırlamada gerek telefon görüşmesi sırasında kullanılabilecek sihirli bir sos yok. Her proje birbirinden farklı olduğundan, farklı farklı yaklaşımlar gerektirmektedir.

Kurum çalışanları projenizi ilgi çekici bulduysa, toplantı öncesinde ek belgeler isteyebilirler. Sponsorluk dosyanızı, pazarlama planınızı, görsel çalışmalarınızı mail ortamında incelemeyi tercih edebilirler. Sponsorluk dosyanız ve diğer materyalleriniz hazır olmadan kurumlarla telefonda görüşmeyiniz.

6 – Önce Pratik Yapın

Kendi kendinizle veya bir arkadaşınızla konuşma yapmak ile telefonda konuşma yapmak birbirinden farklıdır. Telefonda sesinizin nasıl çıktığını bilmeniz gerekiyor. Telefonda pratik yaparak ve sesinizi kaydederek, neler konuştuğunuzu, hangi seviyede olduğunuzu anlayabilirsiniz. Ne kadar çok tekrar o kadar çok deneyim demektir.

İlk gerçek konuşmalarınızı ise büyük kurumlarla değil de daha küçük çaplı kurumlarla gerçekleştirin. Belli bir noktayı aştığınızda potansiyelinizi büyük kurumlar için değerlendirebilirsiniz.

7 – Moralinizi Bozmayın

Bazı telefon görüşmelerinizde, konuştuğunuz kişi konuya hemen olumsuz olarak yaklaşabilir. Karşı tarafın fikrini değiştirmeye çalışmak size zaman kaybettirir. “Biz sponsor olmuyoruz” gibi keskin cevaplar aldıysanız teşekkür edip diğer görüşmenize hazırlanmanız gerekir. Unutmayın, tamamladığınız her konuşma sizi “evet” cevabına yaklaştırır.

Telefon görüşmelerine ek olarak, karşı taraf sesinizi kullanma şeklinizden bir çıkarım yapabilir. Güldüğünüzü, çekindiğinizi, korktuğunuzu anlayabilir. Hatta deneyiminiz hakkında bile fikir sahibi olabilir. Belirttiğim detaylar sonucu etkileyecektir.

Birkaç madde ile telefonda sponsorluk iletişiminin detaylarını açıkladım. Daha fazlası için iletişimde kalabilirsiniz. Ek sorularınız, görüşleriniz veya deneyimleriniz için yorum bırakabilirsiniz.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…

The post 7 Maddede Sponsorlukta Telefonla İletişim appeared first on On1Medya Reklam Ajansı | Grafik | Web | Tasarım | Sosyal Medya.

Mail ile Satış Yapmaya Kalkmak

Sponsor olması istenen kurumun pazarlama faaliyetlerini göz önüne almadan, çıkardığı yeni ürün veya hizmetleri göz ardı ederek, sadece projeye odaklı sponsorluk beklentilerinin paylaşıldığı mailler sonuca ulaşmayacaktır.

Yukarıda görmüş olduğunuz mail, tam da anlatmak istediğim detayı açıklıyor. İlk mailde, daha önceden tanımadığı bir kişiden, kuruma faydasını da belirtmeden sponsor olmasını istemek, gönderilen mailin çöpe gitmesine sebep olacaktır.

Birinci mailde odaklanılması gereken şey, kurumun ilgisini çekebilmek ve telefon veya mail yolu ile dönüş almak olmalıdır. Devamında, toplantı sırasında kuruma özel çözümler görüşülerek, kurumu ikna etme noktasında ilerleme kaydedilebilir.

Maili Uzun Tutup Çok Detay Barındırmak

Hepimiz, her gün onlarca mail alıyoruz. Markalar bize, genellikle de toplu mail ile ürünlerini veya hizmetlerini satmak adına ulaşmaya çalışıyorlar. Yeni kampanyalarını, indirim kodlarını, yeni ürünlerini bize ulaştırmak adına oldukça gayret sergiliyorlar. Yüzde 10’luk bir mail açılma oranı tüm sektörü mutlu edebiliyor. Yine de tüketiciler olarak bizlerin satın almalarını etkilemeleri için mail yeterli olamıyor. Hatta pek çok kişi belirttiğim maillerden hoşlanmıyor.

Sponsorluk maili atarken uygulanan durum da kurum çalışanlarının verdiği tepki de aynen örnekteki gibi. Eğer 1000 kelimelik, kopyala yapıştır yapılan, kuruma göre özelleşmemiş, proje hakkında bir sürü bilgi içeren, süslü cümlelerin aralara serpiştirildiği alelade bir mail hazırlayıp gönderiyorsanız, kurumların gönderilen maili ciddiye almalarını beklememelisiniz.

İlk maillerde yapılması gereken şey en fazla 3-4 cümle ile konuyu özetleyip, kurumun ilgilenmesi durumunda pozisyon almak olmalıdır.

İlk Mailde Dosya Eki Kullanmak

İlk iki maddede belirtmeye çalıştığım durumun bir başka versiyonudur. Sponsorluk dosyanız, medya ve pazarlama planınız, afiş çalışmalarınız vb. dosya ekleri gizlice satış yapmaya çalıştığınızı kanıtlar. Henüz karşı tarafın yaklaşımını bilmeden, çok detay belirtmenize gerek yoktur.

Sponsorluk yönetimi yapan profesyoneller genellikle aşağıdaki gibi hareket etmektedir.

• Sponsorluk maili açılır. (Başlık dikkat çekici değilse açılmayabilir.)
• Metin kopyala-yapıştır mı? Kurum özelinde bir detay var mı? Yok ise dönüş yapılmaz.
• Metin uzun mu kısa mı? Uzun ise geri okunmak üzere ertelenir.
• Sponsorluk dosyası var mı yok mu? Dosya nitelikli değilse dönüş yapılmaz.
• Beğenilen bir proje var ise proje sahibi ile kısa telefon görüşmesi yapılır.
• Telefon görüşmesi verimli ise ve yöneticiden de onay geldiyse toplantıya davet edilir.

Eğer bir profesyonel, projeyi tek cümle ile özetleyemiyorsa, projeyi dikkate alacağını söylemek çok doğru olmayacaktır. Proje detayları, profesyonelin, proje sahibi ile iletişime geçmesi sonrasında yani kurumun proje ile ilgilenmesi durumunda paylaşılmalıdır. Büyük kurumların günde onlarca sponsorluk talep maili aldığı unutulmamalıdır.

Mailde Net Olmamak

Sponsorluk maillerinde uzun yazılar barındırmanın olumsuz yönde sonuçlandığını belirtmiştim. Maillerin kısa olması da tek başına yeterli olmamaktadır. Asıl amaç olan yetkili ile görüşme yapmak için çok net bazı ifadelere yer vermek gerekiyor. Mail gönderirken, hangi gün, hangi saatte, nerede, niye ve hangi uzunlukta toplantı yapmak istediğinizi belirtmeniz büyük faydalar sağlayacaktır.

Beklentinin Yüksek Olması

100 mail bir eşik sınırdır. Örneklemeyi de 100 mail üzerinden yapabiliriz. Sponsorluk talep maillerine dönüş oranları oldukça düşüktür. 100 mail atıldıysa 50 kurumun dönüş yapacağını ummak hayalciliktir. Mail dönüş oranları, hatasız bir şekilde yapılırsa %10-%20 bandında olacaktır. Eğer yazıdaki hatalar uygulanarak mailing yapılmışsa %1-%5 arasında dönüş alınabileceği düşünüyorum. Bu arada her alınan dönüş, olumlu olmayabilir.

Konu Başlığını Alakasızca Belirlemek

Mail gönderirken seçilecek konu başlığı çok önemlidir. Mailin açılma ve okunma olasılığını arttırmak için kısa, doğrudan, dürüst, açık ve net konu başlıkları belirlenmelidir. Tümü büyük harften oluşan konu başlıklarından uzak durulmalıdır. “Bize Sponsor Olun” gibi irite edici başlıklar da tercih edilmemelidir.

Maili Birden Fazla Kuruma Aynı Anda Yollamak

Çok fazla zaman kaybetmeden olabildiğince çok kuruma ulaşmak için aynı maili toplu halde farklı farklı kurumlara göndermeniz hatadan çok amatörlük olacaktır. Sponsorluk, kestirme yoldan gidildiğinde değil; üzerinde yeterince zaman ayrıldığında verimli olmaktadır. Her zaman e-postalarınızı bir kerede gönderdiğinizden ve kurum için özel olarak hazırlanmış bir e-posta oluşturduğunuzdan emin olmanız, e-postalarınızın okunmasına ve otomatik olarak silinmemesine yardımcı olur.

Tasarımlı Mail Kullanımı

Son dönemlerde popüler olan ve Mailchimp gibi mail gönderim araçlarının sunduğu özel tasarımlı mail içerikleri, sponsorluk için değil, duyuru için kullanıldığında sonuç getirmektedir. Sponsorluk için gönderilecek bir mailde özel tasarımlar hazırlanmasına gerek yoktur. Genelde tasarımlı mailler, kurum adına özelleştirilemediğinden etkili olmamaktadır. Okuyucuların daha düz ve sade metinleri tercih ettiği unutulmamaktadır.

Hatırlatma Yapmamak

Sponsorluk için mail kullanımında bana göre karşılaşılan en büyük problem mail hatırlatması yapmamaktır. Çoğu mail, gönderildikten 24 saat sonra unutulmaktadır. Eğer 3 veya 5 güne kadar yanıt alamadıysanız gönderdiğiniz maile cevaben bir hatırlatma maili atmalısınız. Hatırlatma maillerine dönüş oranı oldukça yüksektir.

Sonuç Olarak

Kurumlarla iletişime geçme noktasında günümüzün en önemli araçlarından biri olan mail kullanımı, sponsorluk dünyasında da oldukça kullanılmaktadır. Dokuz maddede sıralayabildiğim olumsuz tutumlar, sponsorlukların önüne geçebilir. Eklemek istediğiniz bir hatalı kullanım var ise lütfen paylaşınız.

Bir sonraki yazımda görüşmek üzere…

The post Sponsor Ararken Yapılmaması Gereken 9 Mail Yanlışı appeared first on On1Medya Reklam Ajansı | Grafik | Web | Tasarım | Sosyal Medya.